Orari di apertura al pubblico: dal lunedì al sabato ore 8:30 -13:30. Chiuso domenica, festivi e 16 agosto (San Savino, patrono di Fermo).
L’utenza è tenuta a rispettare gli orari di apertura della sala studio.
La permanenza oltre l’orario per esigenze particolari deve essere formalmente rappresentata ed autorizzata dal Direttore dell’istituto.
L'accesso alla sala consultazione dell'Archivio di Stato di Fermo è libero e gratuito, previa compilazione di una domanda di studio. La domanda deve essere autorizzata ed è valida per l'anno solare in corso.
Poiché l'istituto non ha il deposito interno, per la consultazione del materiale è necessaria la prenotazione dei documenti, tramite richiesta online all'indirizzo email as-fm.salastudio@cultura.gov.it o su prenotazione telefonica allo 0734 228739.
La richiesta di consultazione delle pratiche edilizie va formalizzata via email indicando nome del proprietario, numero di pratica, foglio e particella dell'immobile. Possono essere richiesti massimo n. 3 pezzi archivistici per ogni appuntamento, salvo casi particolari che saranno autorizzati dal Direttore dell’istituto.
La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti che si presentino in cattivo stato di conservazione. I documenti si consultano unicamente nella sala studio.
Gli studiosi sono tenuti a registrare la propria presenza giornaliera in Archivio apponendo la propria firma sul registro delle presenze giornaliere posto all’ingresso.
In sala studio non possono essere introdotte borse, cartelle o zainetti che devono essere lasciate all’ingresso negli appositi armadietti.
Gli studiosi sono tenuti a conservare sul tavolo di consultazione solo gli strumenti strettamente inerenti al proprio lavoro.
Gli inventari e gli strumenti di corredo dei fondi archivistici sono liberamente consultabili.
La fotoriproduzione è consentita con mezzi propri, previa compilazione dell’apposito modulo.
È fatto divieto riprodurre con qualsiasi mezzo:
- indici, inventari ed altri strumenti di ricerca consultabili in sala studio, ad eccezione di quelli già pubblicati;
- interi fondi archivistici;
- intere unità archivistiche (buste, fascicoli, registri).
Gli utenti durante la consultazione non possono:
- usare stilografiche, altre penne a inchiostro o pennarelli per i propri appunti o per la trascrizione dei documenti;
- trasportare la documentazione fuori dalla sala studio;
- scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
- fare calchi o lucidi senza preventiva autorizzazione;
- accedere o sostare negli uffici salvo esigenze specifiche;
- apporre segni o numerazioni sulle carte;
- scambiarsi tra studiosi il materiale archivistico in consultazione.
All’utente è fatto divieto prelevare da solo il materiale archivistico messo a disposizione che dovrà essere consegnato esclusivamente dal personale preposto.
Gli utenti possono utilizzare la lampada di Wood in dotazione all'istituto.
È vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l'integrità provocare danni di qualsiasi natura e alterare l'ordine della documentazione archivistica data in consultazione.
Gli utenti possono utilizzare il computer, senza collegarlo alla rete elettrica dell’istituto.
Gli utenti della sala studio possono consultare i volumi della biblioteca interna all'istituto utili per la loro ricerca previa richiesta al personale interno e compilazione del registro di consultazione del materiale librario.
L'utente può richiedere copie da riversamento da banche-dati (su supporto proprio), stampe da banche-dati della documentazione consultata e di riprodurre con mezzi propri utilizzando per la richiesta gli appositi moduli.
Lo studioso può chiedere che il materiale archivistico richiesto possa essere lasciato a disposizione per successive consultazioni per un massimo di 1 mese salvo casi particolari che saranno autorizzati dal Direttore dell’istituto.
Per quanto non precisato da quanto sopra si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (R.D. 1163/1911, d.P.R. 1409/1963, d.P.R. 854/1975, Codice approvato con d.l. 22/01/2004 n. 42).
Consultabilità dei documenti (d.lgs. 22/01/2004 n. 122 e ss.)
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione:
- di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
- di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data;
- di quelli idonei a rilevare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili settanta anni dopo la loro data.
Anteriormente al decorso dei termini sopraindicati i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi. Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito.
Gli archivi privati e degli enti pubblici depositati negli Archivi di Stato sono assoggettati alle stesse limitazioni.
Gli studiosi possono consultare gli atti riservati per scopi storici prima della scadenza del termine solo con un'autorizzazione rilasciata dal Ministero dell'Interno, dietro i pareri del Direttore dell'Archivio di Stato e udita la speciale commissione istituita presso lo stesso Ministero.
I documenti riservati, una volta consultati, non possono essere diffusi.
Riguardo all'uso dei dati personali e di altre informazioni ricavabili dalla consultazione presso gli Archivi di Stato si fa riferimento alle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018 (G.U. n. 12 del 15 gennaio 2019).
